Nova Energie, Aarau und die NET Nowak Energie & Technologie AG, St. Ursen, unterstützen Swissolar bei der Organisation von Veranstaltungen – aktuell bei der 11. Nationalen Photovoltaik Tagung vom 11. und 12. März 2013 in Basel.
Das Nova Energie Team ist dafür zuständig, dass es den Tagungsteilnehmern gut geht und sie eine angenehme Veranstaltung erleben. Die Administration unterstützt Swissolar bei der Suche nach dem Tagungsort und stellt die Koordination mit den Mitarbeitern am Veranstaltungsort sicher.
Anmeldung, Hotelbuchung und Nachtessen: online
Das Sekretariat von Nova Energie ist für das Anmeldewesenverantwortlich. Die Teilnehmer melden sich online auf der Anmeldeseite für Solarveranstaltungen an (www.solarevent.ch). Dann läuft zwei Wochen lang das ganze Büro auf Hochtouren: Rechnungen stellen, Anfragen beantworten, An- und Abmeldungen entgegennehmen, Umbuchen von Teilnehmern, Nachtessen bestellen, Inhalte der Tagungsmappe entgegennehmen, Kommunikation mit Veranstaltern und den Mitarbeitern am Veranstaltungsort.
Die Daten der Anmeldungen für zwei Tage, Nachtessen und verschiedene Teilnehmerkategorien werden in einer Accessdatenbank verarbeitet. Da heisst es kühlen Kopf bewahren, präzise arbeiten und den Übrblick behalten.
Familiäre Unterstützung
Eine halbe Woche vor der Durchführung treffen sich viele fleissige Helfer aus den Familien des Nova Teams im Büro. Zwei Tage lang stellen sie dieTagungsmappen zusammen – insgesamt 650. Übers Wochenende stehen die letzten Aufgaben auf dem Programm: Teilnehmerlisten erstellen und Namensschilder einpacken.
Der grosse Empfang
An der Tagung selber ist ein grosser Teil des Teams von Nova Energie Aarau zusammen mit Mitarbeitenden aus anderen Firmen im Einsatz. Die Mitarbeiterinnen sortieren ab 7.00 Uhr in Basel Namensschilder und schleppen die Kisten mit den Tagungsmappen an. Ab 9.00 Uhrempfangen sie die Teilnehmer, Referenten und Sponsoren, stehen für Sorgen und Fragen vor Ort zur Verfügung, organisieren vergessene Hotelbuchungen. Sie helfen mit, den Tagungsablauf mit Pausen und Stehlunch zu koordinieren.
«Unbemerkte» Technik
Die Technik in der Messe Basel ist professionell und die Loge für die Technik riesig. Das Technikerteam bilden zwei Techniker vor Ort und zwei Mitarbeiterinnen von Nova Energie. Sie sind verantwortlich für denreibungslosen Ablauf der Referate auf der Leinwand. Oft müssen sie in der Pause noch neue Versionen von Referaten aufnehmen und testen.
Die «Technik» hat einen guten Job gemacht, wenn sie von den Teilnehmern nicht (negativ) wahrgenommen wird und den Zeitplan einhält.
Für Nova Energie ist eine Tagung dann erfolgreich abgelaufen, wenn vieleTeilnehmer gute Rückmeldungen zur Organisation geben und zufrieden mit viel neuem Wissen nach Hause gehen.
Anna Aeberhard, Marta Matyas, Eva Mertens, Magdalena Portmann (Nova Energie Basel AG), Caroline Roth, Barbara Schmid, Esra Yazar, Pius Hüsser
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